发表于: 2017-07-27 16:29
你连一封邮件都写不好? 职场有效沟通,不只是把话说利索这么简单 

  写邮件能看出一个人为人处世的态度。但信息错漏、格式有误、用词不当……多少职场中人会在发邮件时频频犯愁?有人说,职场中要尊重一个人,首先就要懂得替Ta节省时间。如何利用邮件有效沟通的重要性可见一斑。工作中bug常有,我们只能在摸爬滚打中一点点摸清邮件礼仪,只把有价值的信息提供给需要的人。

  对于初入职场的新人来说,总是幻想着独当一面,书写一个叱咤职场的传奇。然而比起梦想的绮丽,更多需要忍受的是通往梦想路上的孤独与琐碎。对于很多热血过剩的职场新人来说,高谈阔论梦想是强项,而落到实际行动,却连一封邮件都不会写。

  你一定会充满鄙夷地大笑三声,混迹职场这么多年,难道连邮件也不会发吗?对很多人来说,这也许根本就不是一个“问题”,发邮件只是一个日常工作中的简单动作,用不着上纲上线地去研究,但它却是最容易暴露你职场情商的事项之一。

  前不久Fundera对1000名美国人就职场沟通方式发起问卷调查,结果显示,有55%的人表示邮件是他们工作中偏好的沟通方式,而最不受欢迎的是打电话(7%)。所以,作为职场人士,你离不开它。

  比如,盖过章的合同,客户需要电子档备份,用微信发总显得不是那么正式。想去的单位给你发offer,仅仅短信通知入职,大概会觉得对方是骗子。产品经理给出方案的修改意见,就算电话里对方能逐条说清楚,大概也很难记住。

  从收件人、主题、附件,到称呼、格式、落款,还有确认、需求、反馈、通知等不同类型的工作邮件,根本无从下手。另外,你的邮箱可能被黑,也会充斥着垃圾邮件,甚至有人觉得使用邮箱已经落伍了。想到可能要用半天来回邮件,职场焦虑都要犯了。

  发邮件时迈不过去的坎

  除了要不要发邮件,很多人对到底怎么发邮件也不太确定。打开百度、知乎,总有关于“抬头格式怎么写”“要不要把文件打包”的灵魂发问,有种学写作文的即视感。

  首先,抬头落款就不会了

  很多时候点开写信以后就无从下笔,那感觉跟上学时数学考试大题只会写“解”似的。谨慎星人的小纠结里,“dear”显得太正式,但是直接“hi”,又显得过于自来熟。有时,dear后缀中英夹杂,感觉傻里傻气,可“Dear Wangzong”看上去比“Dear王总”更加中二……在邮件里,我们不想表现得像愣头青也不想变滑头,真是太难了。

  缩写?简直比考六级还难

  用英文缩写是为了方便,可对英文差的人太不友好。一项研究显示,在邮件中过度使用缩写会使收件人感到困惑和距离感,从而降低交流的效率。且对职场新人来说,要知道AKA和FYI的区别、ASAP在说啥、FAQ究竟应该怎么念……原是为了表达方便才有的缩写,反倒增加了交流成本。

  到底放不放emoji和表情包

  形式上都这么严肃了,行文是不是可以幽默一点啊?笑脸是所有emoji中使用率和接受度最高的,被认为可以调节邮件气氛又无伤大雅。相对的,那些情感表达特别强烈的emoji就让人有点接受障碍,比如爱心,会被认为有点不合时宜。当然,对于这些抖机灵的行为也不能一概而论,不同行业对此的态度也有差异。

  “交卷”前后不住反复检查

  谁都知道,错别字的出现除了会降低发件人的专业性,有时也会让收件人有种不受尊重被冒犯到的感觉。除此之外,错贴或漏贴附件也在人们不太能接受的错误范围内。于是不知何时起,发邮件前后反复检查成了一种强迫症,其后遗症,大概就是紧张过度,好不容易按下发送松了口气,对方却秒回,提醒你忘贴附件了的瞬间崩溃感。

  邮件冷知识

  为什么你的邮件发送后,总是看不到对方一点儿要回复的痕迹?职场邮件多的是你不知道的事。

  #你越热情它越冷淡#

  ClodE-mail(冷邮件)指的是和收件人不熟,但是想要让对方帮忙的邮件。很多人在写这类邮件时花80%-90%的精力热情地推销自己:我是谁、我怎么牛B。但其实,如果希望收件人尽快回复,每一句话都应该跟对方的利益或兴趣扯上关系才行。

  #应对焦虑有离线权#

  去年,法国通过了一项“离线权”法案,员工在下班后可以不回复工作E-mail,免于工作的打扰。法案表示超过50人的公司里,员工可以拒收任何与工作无关的电话和邮件。但对我们来说,E-mail算什么,微信对我们的支配才叫厉害。

你连一封邮件都写不好? 职场有效沟通,不只是把话说利索这么简单
 
“用户体验”重技术or重礼仪?
职场邮件潜规则,一场双商的较量

  E-mail重度依赖者之最

  撇开那些因工作性质不得不用邮件沟通的情况,重度依赖邮件工作者,必定是欣赏着邮件的以下优点。

  最虚伪:面谈时,双方可能通过表情泄露天机;打电话吧,一时想不出好的回应措辞难免语塞;连发微信,都有焦虑别人看到“对方正在输入”自己却迟迟不点“发送”的小尴尬。而邮件则给予人充分的思考时间和足够强大的“保护色”,它可以丝毫不带感情色彩。

  最有面:实时社交软件有时也是个挖坑小能手,比如不想听语音消息又怕耽误事儿;动不动就被贴上“不回复我却给别人点赞”的罪名。相反的,邮件允许一定延时,能够相对从容地掌握自己的节奏。换句话说,不用考验临场反应和细节抓取能力,也不用担心已读不回给双方带来压力。

  最进击:邮件是心机体质。《想升职,你得学会发邮件》类教学篇不断更新,还有职场邮件厚黑指南——销售小说《输赢》里说,你只管在晚上零点以后给客户、老板发邮件谈工作吧,他们收到时会为你的勤奋感动的!于是不少进击的职场人基于不干扰工作进程的情况下,设置了定时发送。

  最正经:充满各种工作性质的邮件,几乎没人会在邮件里探讨工作以外的任何事,哪怕对某同事的意见、对老板的看法激发了自己的倾吐欲,也宁愿选择去茶水间倒水时,随便说说痛快一下就好。因为邮件的特征最容易“留案底”,把自己的情绪写进邮件里,很容易给人留下话柄。

  抄送涉及到的早已不只是技术问题

  邮件在职场上的实务性,并不能掩盖它经常会造成职场小型恐慌的事实。作为即时交流工具的它曾是社交恐惧星人的福音,如今却也困扰着不少职场中人。比如,发邮件过于细节化,是会显得自己犹为诚意,还是会让收件人有种“难道我不认字?”而被冒犯到的感觉?所有相关邮件都抄送整个项目团队的人,是打扰还是必要的团队合作?大家对于这种邮件小恐慌的顾虑,其实是超出技术层面的。要言简意赅还是多点详细解释的“贴心服务”、要不要抄送整个团队、抄送人顺序要不要按字母顺序排、老大是不是应该写在最前面……这些,主要是在考验情商。职场由一个一个细节组成,当然也是双商较劲的地方。

  比起微信、电话一时想不出回应措辞难免语塞,邮件的好处是能予以一定延时,避免已读未回给双方带来尴尬。但涉及职场邮件的“潜规则”可不止技术层面那么简单,内容要事无巨细还是要简短,抄送人顺序怎么“安置”……都是一场情商的较量。

  邮件礼仪下用户体验是职场软实力

  讲述人:Eileen不嗜甜
  身在职场,邮件可能是别人认识你的第一道窗口。所谓当代“见字如面”,就是写一封“用户体验”良好的求职邮件,可能让HR对你顿生好感。快节奏时代,追求时间有效性的我们,多get一些邮件礼仪,能节省不少功夫。在邮件里,1分钟能看明白的事,电话里可能得聊5分钟,换成微信可能要半小时,如果约咖啡厅,见面至少一小时起。并且很多事就算当面能说清,你也很难逐一记下。当然,糟糕的邮件负面影响也可能是毁灭性的。譬如,错把回复全部当成回复,把本来私密的信息广而告之。邮件虽好,但只有通晓其中的“潜规则”才能加分。

  电邮焦虑症动了运营公众号的心思
  讲述人:深海悟个空
  或许是因为早已习惯了日常生活中微信、QQ以及电话这些聊天工具,职场邮件这种相对正式、相对书面的交流形式,总让人拿捏不好尺度。内容不是谦虚过头,就是简短的可怕,而一个人的耐心,不是在纠结自己用词是否恰当,就是在等待回复中爆发。曾有调查显示,80%的邮件在29个小时后才能得到回复。这实在是个漫长的过程。讲真,为了寻求高回复,为了注重电邮礼仪,多少人在内容上拿出做PPT的劲头,在标题上动了运营微信公众号的心思:一边死守邮件主题清晰、用好措辞的规矩,一边还得用上“吸睛”小细节。然后在按下发送键后,心里像有蝴蝶扑腾般忐忑。

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发表于: 2017-07-30 11:06

大大大大大大大
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发表于: 2017-08-03 16:27

大大大大大大大
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发表于: 2017-08-25 09:59

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